Verwerkersovereenkomst

1. De Klant is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de persoonsgegevens die via de dienst worden verwerkt. Converdo is verwerker.

2. Bijlage A beschrijft het onderwerp, de duur, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen.

3. Bij tegenstrijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze verwerkersovereenkomst voor, doch uitsluitend voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

1. Converdo verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Klant, waaronder mede wordt verstaan het gebruik van de dienst en de instellingen die de Klant daarin kiest, tenzij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Converdo tot verwerking verplicht. In dat geval stelt Converdo de Klant voorafgaand aan de verwerking in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

2. Converdo waarborgt dat personen die gemachtigd zijn de persoonsgegevens te verwerken zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden.

3. Converdo treft de technische en organisatorische maatregelen zoals beschreven in Bijlage C en houdt deze in stand op een niveau dat passend is voor het risico van de verwerking, conform artikel 32 AVG.

4. Converdo stelt de Klant onmiddellijk in kennis indien een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG of andere gegevensbeschermingsbepalingen.

1. De Klant verleent Converdo algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De actuele lijst is opgenomen in Bijlage B.

2. Converdo informeert de Klant ten minste 30 dagen voorafgaand aan de toevoeging of vervanging van een subverwerker. De Klant kan binnen die termijn schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken. Partijen treden dan in overleg over een redelijke oplossing. Leidt dat overleg niet tot een oplossing, dan mag de Klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder dat Converdo tot enige schadevergoeding gehouden is.

3. Converdo legt aan iedere subverwerker bij overeenkomst dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op als in deze verwerkersovereenkomst zijn opgenomen, in het bijzonder het bieden van afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen.

4. Converdo blijft jegens de Klant volledig aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen van de subverwerker, met inachtneming van de aansprakelijkheidsregeling in artikel 8 van deze verwerkersovereenkomst.

1. Converdo verwerkt en laat persoonsgegevens verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij in Bijlage B anders is aangegeven.

2. Voor zover een subverwerker persoonsgegevens buiten de EER verwerkt of daar toegang toe kan hebben, geschiedt dit uitsluitend op basis van een geldig doorgiftemechanisme uit hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zoals per subverwerker aangegeven in Bijlage B.

1. Converdo verleent de Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking, bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken van betrokkenen tot uitoefening van hun rechten (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar) te beantwoorden. Waar mogelijk biedt de dienst hiervoor zelfbedieningsfunctionaliteit, waaronder het verwijderen van individuele gesprekken en opnames.

2. Ontvangt Converdo rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan stuurt zij dit onverwijld door aan de Klant en beantwoordt zij het niet zelfstandig, tenzij de wet anders vereist.

3. Converdo verleent de Klant bijstand bij het doen nakomen van de verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG (beveiliging, melding van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging), rekening houdend met de aard van de verwerking en de Converdo ter beschikking staande informatie.

1. Converdo informeert de Klant zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, over een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van de Klant raakt.

2. De kennisgeving bevat ten minste, voor zover op dat moment bekend: de aard van de inbreuk, de categorieën betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en waar mogelijk bij benadering de aantallen, de waarschijnlijke gevolgen, en de maatregelen die Converdo heeft genomen of voorstelt. Informatie die nog niet beschikbaar is wordt in stappen nageleverd.

3. De beoordeling of de inbreuk aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen gemeld moet worden, en die melding zelf, is de verantwoordelijkheid van de Klant. Converdo verleent daarbij de redelijkerwijs benodigde medewerking.

4. Converdo documenteert alle inbreuken, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.

1. Converdo stelt de Klant alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in artikel 28 AVG neergelegde verplichtingen aan te tonen.

2. Converdo maakt audits mogelijk, waaronder inspecties, door de Klant of een door de Klant gemachtigde en aan geheimhouding gebonden auditor, en draagt daaraan bij. Een audit vindt ten hoogste eenmaal per twaalf maanden plaats, wordt ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd, verstoort de bedrijfsvoering van Converdo niet onnodig, en de kosten van de auditor draagt de Klant. In eerste instantie voldoet Converdo aan een auditverzoek door het verstrekken van bestaande documentatie en rapportages; alleen wanneer die aantoonbaar onvoldoende zijn volgt een inspectie op locatie of systemen.

Op de aansprakelijkheid van partijen onder deze verwerkersovereenkomst is de aansprakelijkheidsregeling uit de algemene voorwaarden van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat niets in deze verwerkersovereenkomst afdoet aan de wettelijke verdeling van aansprakelijkheid tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker jegens betrokkenen op grond van artikel 82 AVG.

1. Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang Converdo persoonsgegevens voor de Klant verwerkt en eindigt van rechtswege wanneer de dienstverlening eindigt en alle persoonsgegevens zijn verwijderd of teruggegeven.

2. Na beëindiging van de dienstverlening verwijdert Converdo alle persoonsgegevens van de Klant 30 dagen na beëindiging via het geautomatiseerde verwijderproces, tenzij de Klant tijdig om teruggave (export) verzoekt of opslag wettelijk verplicht is. Back-ups waarin gegevens nog voorkomen worden volgens het reguliere rotatieschema overschreven.

3. Op verzoek van de Klant bevestigt Converdo schriftelijk dat de verwijdering is voltooid.

1. Converdo kan deze verwerkersovereenkomst wijzigen wanneer wijzigingen in de dienst, de wetgeving of de subverwerkers daartoe aanleiding geven. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd. Bij bezwaar geldt de regeling van artikel 3 lid 2 naar analogie.

2. Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Gelderland.

Onderwerp en aard: het opnemen, transcriberen, samenvatten, analyseren en, afhankelijk van de licentie van de betreffende medewerker, scoren van zakelijke gesprekken van de Klant, het genereren van actiepunten en taken daaruit, en het tonen van deze resultaten in dashboards en rapportages, inclusief doorzoekbaarheid via een AI-assistent.

Doel: het ondersteunen van de Klant bij de verbetering van de kwaliteit van diens salesgesprekken en de coaching van diens medewerkers.

Duur: de looptijd van de overeenkomst tussen Converdo en de Klant.

Categorieën betrokkenen: (1) medewerkers van de Klant die aan de dienst gekoppeld zijn (naam, e-mailadres, functie of rol, afdeling, stemgeluid, gespreksinhoud, prestatiescores en afgeleide analyses); (2) gesprekspartners van de Klant, zoals prospects en klanten van de Klant (stemgeluid, gespreksinhoud, naam en contactgegevens voor zover genoemd of via een gekoppeld CRM meegeleverd, agendagegevens voor zover van toepassing).

Soorten persoonsgegevens: audio-opnames van gesprekken, transcripties, samenvattingen, actiepunten, scores en analyses, namen, e-mailadressen, functiegegevens, agenda- en afspraakgegevens, CRM- en telefoniegegevens uit door de Klant gekoppelde systemen, gebruiks- en loggegevens van de dienst.

Bijzondere aandachtspunten: (1) gespreksinhoud is vrije tekst en spraak; betrokkenen kunnen daarin ongevraagd gegevens delen die onder bijzondere categorieën vallen; de dienst is daar niet op gericht en de Klant dient het gebruik daarop in te richten. (2) De Klant is er als verwerkingsverantwoordelijke voor verantwoordelijk dat er een geldige grondslag is voor het opnemen en verwerken van gesprekken, dat gesprekspartners conform de AVG worden geïnformeerd, en dat wordt voldaan aan de transparantieverplichtingen van de AI-verordening, waaronder de kenbaarheid dat een AI-systeem het gesprek verwerkt. (3) Scores en analyses die mede betrekking hebben op het functioneren van medewerkers dienen door de Klant uitsluitend te worden gebruikt met menselijke tussenkomst, conform de algemene voorwaarden.

Verwijderproces: de Klant kan gesprekken en opnames tijdens de looptijd zelf verwijderen (definitieve verwijdering met auditlogging). Na beëindiging van de overeenkomst worden alle tenantgegevens verwijderd zoals beschreven in artikel 9.

Aanvullend, geen subverwerkers maar zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken of door de Klant zelf gekozen koppelingen: Stripe (betalingsverwerking), Google (Meet, Calendar, inloggen), Microsoft (Teams, Outlook), GoHighLevel, Rinkel en overige door de Klant geactiveerde integraties. Voor deze partijen gelden hun eigen voorwaarden en privacyverklaringen; de Klant activeert deze koppelingen zelf.

Wijzigingen in deze lijst worden conform artikel 3 aangekondigd.

Toegang en autorisatie: toegang tot gegevens is beperkt volgens het least-privilege-beginsel. Datatoegang binnen de applicatie is afgeschermd per tenant en per afdeling via row level security op databaseniveau. Beheerdersfuncties van Converdo zelf zijn beperkt tot een expliciete allowlist met verplichte meerfactorauthenticatie.

Versleuteling: gegevens worden versleuteld tijdens transport (TLS) en in rust (versleuteling op opslagniveau bij de infrastructuurleveranciers).

AI-verwerking: de AI-verwerking vindt plaats met Zero Data Retention: in- en uitvoer worden na verwerking niet bij de AI-leverancier bewaard en niet gebruikt voor modeltraining.

Gegevensminimalisatie en verwijdering: de Klant beschikt over definitieve-verwijderfunctionaliteit met auditlogging voor individuele gesprekken. Een geautomatiseerd verwijderproces schoont alle tenantgegevens na beëindiging.

Logging en monitoring: verwerkingsactiviteiten en verwijderacties worden gelogd. Converdo monitort de dienst op beschikbaarheid en afwijkend gedrag.

Organisatorisch: vertrouwelijkheidsverplichtingen voor eenieder met toegang tot persoonsgegevens, een beveiligingsincidentenproces met documentatieplicht, en selectie van subverwerkers mede op basis van hun beveiligings- en privacywaarborgen.

Laatst gewijzigd: 19 juli 2026