Wie de afgelopen maanden een videocall had met iemand die een AI-notetaker gebruikt, heeft het misschien al gezien: de bot komt niet meer zomaar binnen. Sinds maart 2026 labelt Google Meet third-party notetaker-bots in de wachtruimte als potentieel risico en worden ze vaker standaard geweigerd. Microsoft Teams voert vergelijkbare labeling in en geeft beheerders ruimere mogelijkheden om bots op tenant-niveau te blokkeren. Voor salesteams die op gespreksopname leunen is dat geen detail, maar een verandering in het fundament van hun werkwijze.
Wat er precies verandert
Jarenlang werkten AI-notetakers vrijwel allemaal op dezelfde manier: er schuift een extra deelnemer aan in de meeting. Die deelnemer is een bot die meeluistert, opneemt en na afloop een verslag maakt. Technisch is dat een gast in je gesprek, en zo behandelen de platformen hem inmiddels ook.
Concreet zie je bij Google Meet sinds maart 2026 dat zulke bots in de wachtruimte een waarschuwingslabel krijgen en vaker standaard worden geweigerd, zeker in organisaties waar de beheerder de teugels heeft aangetrokken. Bij Microsoft Teams zie je een vergelijkbare beweging: labeling van bot-deelnemers en admin-instellingen waarmee een organisatie externe notetakers in één keer kan weren. In de Verenigde Staten lopen daarnaast rechtszaken rond AI-notetakers, onder meer over de vraag of alle deelnemers wel geldig zijn geïnformeerd toen een bot het gesprek opnam. De richting is duidelijk: platformen en toezichthouders kijken kritischer naar opname door een derde partij in de call.
Belangrijk om erbij te zeggen: dit is geen verbod op gespreksopname. Het is een rem op één specifieke methode, namelijk een bot die als deelnemer binnenkomt.
Wat dit praktisch betekent voor je salesteam
Voor een salesteam dat notetaker-bots gebruikt, komt de verandering op drie plekken samen.
Bots komen meetings moeilijker in. Een prospect ziet in de wachtruimte een onbekende deelnemer met een waarschuwingslabel en moet die actief toelaten. Een deel klikt op weigeren, soms bewust, soms uit voorzichtigheid. Het gevolg: van een deel van je gesprekken heb je ineens geen opname en geen verslag, en je weet vooraf niet van welke.
IT-afdelingen blokkeren aan de bron. Bij grotere prospects bepaalt niet je gesprekspartner maar de beheerder of een bot binnenkomt. Steeds meer organisaties zetten externe notetakers standaard uit. Jouw tooling werkt dan prima bij de ene klant en helemaal niet bij de andere, zonder dat je rep daar iets aan kan doen.
De eerste indruk verandert. Een verkoopgesprek begint met vertrouwen bouwen. Een wachtruimte-melding die je gesprekspartner vraagt of een onbekende bot met risicolabel mag aanschuiven, is niet de opening die je kiest. Sommige prospects vinden het niets; anderen beginnen het gesprek met vragen over wat die bot precies vastlegt.
Voor teams die hun coaching, verslaglegging of CRM-hygiëne op automatische opname hebben gebouwd, betekent dit dat de dekking terugloopt: het percentage gesprekken waarvan daadwerkelijk een opname bestaat, wordt onvoorspelbaar.
Het alternatief: opnemen aan je eigen kant
Er bestaat een tweede manier om een gesprek vast te leggen, en die wordt door deze ontwikkeling ineens een stuk relevanter: opname aan de kant van de deelnemer zelf. Geen extra gast in de meeting, maar software bij de verkoper, bijvoorbeeld een browser-extensie, die de audio opneemt van het gesprek waar die verkoper zelf gewoon aan deelneemt.
Het verschil lijkt subtiel, maar is het niet.
Er is geen bot om te blokkeren. De opname draait bij de deelnemer zelf, in de eigen browser. Er verschijnt geen extra naam in de deelnemerslijst en er is geen wachtruimte-moment waarop een platform of beheerder de opname kan tegenhouden. De dekking hangt niet meer af van instellingen aan de kant van je prospect.
De verantwoordelijkheid ligt waar hij hoort. Bij een bot-opname is vaak onduidelijk wie er nu eigenlijk opneemt: de verkoper, de tool, de leverancier van de tool? Bij opname aan eigen kant is dat helder. De verkoper neemt op, en die moet dus ook gewoon doen wat bij opnemen hoort: de gesprekspartner vooraf informeren.
Dat laatste is geen bijzaak maar de kern. Opname aan eigen kant zonder dat de ander het weet, is geen oplossing maar een nieuw probleem. Serieuze tooling dwingt dat moment daarom af: de opname start pas nadat de gebruiker expliciet heeft bevestigd dat de deelnemers zijn geïnformeerd. Zo wordt het informeren geen goede bedoeling die in de hectiek sneuvelt, maar een vaste stap in de werkwijze.
Waar je op let als je overstapt
Overweeg je de overstap van een bot naar opname aan eigen kant, kijk dan verder dan alleen de opnametechniek.
De toestemmingsstap. Vraag hoe de tool het informeren van deelnemers borgt. Een expliciete bevestiging voordat de opname kan starten is het minimum; het moet voor je reps makkelijker zijn om het goed te doen dan om het over te slaan.
Waar de verwerking plaatsvindt. Een opname is persoonsgegevens. Voor Europese bedrijven is het relevant of de opslag en de AI-verwerking binnen de EU gebeuren, en of de leverancier daar helder over is.
Wat er ná de opname gebeurt. Een opname op zich is nog geen waarde. Het gaat om wat erop volgt: een bruikbaar transcript, en analyse waar je team iets mee kan. Anders verzamel je alleen audiobestanden.
De werklast voor je reps. Een werkwijze die per gesprek handmatige stappen vraagt, sterft in de praktijk uit. De opname moet in de normale flow van het gesprek passen, met zo min mogelijk extra handelingen.
De richting is duidelijk
Google en Microsoft geven hun gebruikers meer controle over wie of wat er in hun meetings meeluistert, en het is verstandig ervan uit te gaan dat die lijn doorzet in plaats van terugdraait. Salesteams die hun gesprekken willen blijven vastleggen en analyseren, doen er goed aan hun werkwijze daarop in te richten in plaats van te wachten tot de dekking van hun huidige oplossing verder afkalft.
Converdo heeft hier vanaf het begin voor gekozen: Google Meet-gesprekken worden opgenomen via een Chrome-extensie aan de kant van de verkoper, zonder bot in de call, en de opname start pas na een expliciete bevestiging dat de deelnemers zijn geïnformeerd. Wil je weten hoe dat er in de praktijk uitziet, neem dan gerust contact met ons op.